Secrétaire du ministre (m/f) (réf. E00035534) (réf. F00035535)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Gérer l’agenda du Ministre : planifier et organiser les rendez-vous et réunions;
• Fournir un support administratif : traiter la correspondance, prendre en charge et assurer le suivi des tâches administratives, prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service;
• Gérer l'accueil et les appels téléphoniques : agir en tant que personne de contact pour le Ministre, assurer l’accueil physique, téléphonique et par courriel, fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes;
• Planifier et organiser les réunions : coordonner les ordres du jour et prévoir le matériel logistique nécessaire, organiser les déplacements;
• Rédiger des rapports de réunions internes et externes.

Profil

Compétences techniques

• Vous maîtrisez les outils bureautiques usuels (MS Office);
• Bonne maîtrise des trois langues administratives (LU, FR et DE) et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit;
• Bonne maîtrise des outils informatiques;
• Excellentes capacités organisationnelles;
• Bonnes capacités rédactionnelles:
• Avoir la faculté d'analyser des problèmes et des ressources (proactivité);
• Savoir prioriser, rester performant(e) sous contrainte de temps et s'adapter à des circonstances imprévues;
• Établir et maintenir une relation de coopération et de confiance.

Compétences comportementales

• Professionnalisme, organisation et discrétion sont des valeurs indispensables;
• Vous savez gérer vos priorités;
• Doté d’un bon sens de communication, vous disposez également d’un réel esprit de synthèse;
• Vous aimez le travail en équipe;
• Vous êtes à la fois objectif et rigoureux.

Atouts

• Une expérience dans un poste similaire sera considérée comme un atout.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor en secrétariat ou communication et management ou de son équivalent.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A2.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).