Agent administratif (m/f) (réf. E00035703) (réf. F00035704)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Soutenir les unités administratives du service dans des différentes tâches occurrentes telles que :
  • Accueil physique et téléphonique : réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques;
  • Remplacement de la secrétaire de direction en cas d’absence;
  • Soutien des unités ressources humaines et finances sur le plan administratif;
  • Traitement des courriels, des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri et archivage);
  • Mise en forme de documents, notes et courriers;
  • Organisation et planification de réunions internes et externes et réservation de salles;
  • Mise à jour des relevés et bases de données du personnel;
  • Suivi administratif des dossiers de prise en charge dans le transport scolaire des élèves à besoins éducatifs spécifiques;
  • Suivi administratif des incidents relatifs au transport scolaire.

Profil

Compétences techniques

• Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat, assurant une organisation fluide des tâches;
• Aisance dans l’utilisation des logiciels bureautiques courants (Microsoft Outlook, Word, Excel, etc.) pour la gestion quotidienne des tâches;
• Autonomie dans la rédaction de courriers administratifs.

Compétences comportementales

• Faire preuve d’un excellent sens de l’organisation et d’une grande capacité à gérer plusieurs tâches simultanément;
• S’organiser en fixant les priorités;
• Planifier le travail et gérer les imprévus;
• Travailler de façon autonome;
• Montrer, transmettre et partager son savoir-faire, ses connaissances, son expérience et ses méthodes de travail;
• Communiquer clairement à l’écrit et à l’oral;
• Avoir un bon sens du relationnel;
• Faire preuve d’ouverture au changement, à l’innovation et à la diversité;
• S’autodévelopper et se remettre en question de façon régulière;
• Assumer la responsabilité et la qualité des actions entreprises.

Atouts

• Expérience professionelle dans la Fonction publique;
• Connaissance des procédures étatiques;
• Disposition de connaissances de la législation et la réglementation du domaine de l’inclusion scolaire.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor en administration ou de son équivalent.  

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A2.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).