Coordinateur des infrastructures (m/f) (réf. E00037778) (réf. F00037779)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Superviser la maintenance des bâtiments, équipements et espaces extérieurs:
  • Contrôler et surveiller l'état des bâtiments, du mobilier et du matériel numérique;
  • Détecter les travaux d’entretien courant des locaux, des installations et des équipements ainsi que les interventions d’urgence (eau, électricité, fluides, vitres, état des sols) et quantifier, organiser et contrôler les travaux de maintenance;
  • Effectuer un état des lieux, planifier les interventions et suivre l'état d'avancement des travaux;
  • Assurer la sécurité du site en vérifiant les installations de sécurité, en organisant les contrôles réguliers et en veillant au respect des consignes de prévention.
• Gérer les moyens techniques des services de maintenance et d’entretien:
  • Définir les besoins en outillage, pièces, matériels et produits;
  • Assurer l'inventaire du matériel et des produits, le suivi et la maintenance du stock des équipements techniques, pédagogiques et didactiques et informer sur le matériel vétuste à remplacer;
  • Conseiller la hiérarchie sur les choix à opérer;
  • Préparer les commandes de matériels et produits, contrôler et assurer la réception des commandes.
• Gérer les relations:
  • Participer aux réunions et aux discussions avec la direction en matière de coordination des travaux d'infrastructure et prévenir sur d'éventuels problèmes en relation avec le bâtiment et les infrastructures;
  • Collaborer avec l’équipe technique et accueil présente;
  • Assurer les relations avec les différentes parties prenantes (direction générale des infrastructures, administration des bâtiments publics, administrations communales, etc.) et discuter des besoins et problèmes en matière d'infrastructure.
• Gestion du service des gardiens et du personnel de nettoyage :
  • Assurer la coordination et l’organisation quotidienne du service des gardiens et du personnel d’entretien.
• Supervision de l’utilisation de l’ensemble des infrastructures :
  • Examiner, en collaboration avec les différentes divisions, les besoins spécifiques de chaque formation, y compris la capacité des salles, l'équipement nécessaire et les préférences des formateurs;
  • Veiller à une répartition équilibrée des activités sur l’ensemble des infrastructures tout au long de la semaine, afin d’éviter les surcharges certains jours et de maximiser l’utilisation de tous les espaces disponibles;
  • Optimiser l’utilisation de l’ensemble des bâtiments et espaces disponibles en tenant compte de l’évolution des besoins et contraintes, tout en respectant les priorités institutionnelles.

Profil

Compétences techniques

• Compétences métiers:
  • Connaître la législation en matière de sécurité dans la fonction publique;
  • Connaître et savoir appliquer la législation et la réglementation de l'administration,
  • Connaître et savoir appliquer les règles établies au sein de l'administration en matière de protection des données;
  • Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration;
  • Connaître le fonctionnement et l'organisation de l'administration ainsi que l'organigramme avec les différents services et attributions du personnel;
  • Connaître les procédures et processus de l'administration;
  • Savoir appliquer et faire appliquer les procédures et processus relevant de l'exercice de la fonction et de l'unité organisationnelle;
  • Disposer d'une parfaite vue d'ensemble concernant l'infrastructure générale du bâtiment et concernant l'occupation et l'équipement des salles de formation;
  • Savoir détecter et reconnaître les problèmes techniques au niveau du bâtiment et au niveau de l'équipement technique;
  • Savoir rédiger des rapports et des procès-verbaux.
• Compétences support:
  • Savoir utiliser les produits de MS Office;
  • Savoir utiliser la gestion électronique des documents;
  • Savoir utiliser les autres logiciels et progiciels spécifiques mis en place dans l'administration et nécessaires à l'exercice de la fonction;
  • Savoir utiliser le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• Gérer les activités : Vous gérez les activités courantes au travers d’objectifs opérationnels clairs, vous gérez les ressources et suivez la mise en oeuvre des activités;
• Motiver une équipe : Vous responsabilisez les collaborateurs autour d’un objectif commun, vous évaluez, développez et reconnaissez leurs compétences, vous soutenez la dynamique d’équipe;
• Conseiller : Vous fournissez des conseils et développez une relation de confiance basée sur votre crédibilité, vous faites des recommandations dans l’intérêt de l’organisation et du client-usager;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 6 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A2.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).