Gestionnaire administratif au sein du Secrétariat général du Gouvernement (m/f) (réf. E00037188) (réf. F00037189)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Conseil de Gouvernement :
  • Réception, contrôle et traitement des dossiers :
    • Confection et diffusion de l’ordre du jour ;
    • Préparation logistique et documentaire des séances du Conseil de Gouvernement (dossiers, pièces à signer, etc.) ;
    • Réalisation de divers travaux administratifs (préparation des extraits, mise en forme du procès-verbal, etc.) ;
    • Coordination avec les secrétariats ministériels et les personnes en charge des dossiers ;
    • Gestion et mise à jour du sharepoint dédié ;
    • Premier point de contact pour toute demande relative aux dossiers en cours ;
    • Coordination avec le Service central de législation.
  • Archivage électronique & physique.
• Secrétaire général du Gouvernement et Secrétaire général adjoint du Gouvernement :
  • Soutien administratif quotidien et coordination des tâches courantes ;
  • Organisation, classement et archivage des documents ;
  • Accueil téléphonique et gestion des appels ;
  • Planification, gestion et suivi des agendas ;
  • Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers et documents administratifs.

Profil

Compétences techniques

• Excellente maîtrise des trois langues administratives (français, allemand, luxembourgeois), avec de solides compétences rédactionnelles en langue française ;
• La connaissance de l’anglais constitue un atout supplémentaire ;
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques courants, notamment la suite Microsoft Office ;
• La maîtrise des systèmes de gestion électronique des documents (GED) est considérée comme un atout ;
• Capacité d’analyse et de synthèse, permettant une compréhension rapide et une restitution claire des informations.

Compétences comportementales

• Fiabilité et sens aigu des responsabilités ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Grande disponibilité et flexibilité horaire ;
• Capacité à gérer efficacement le stress ;
• Polyvalence et adaptabilité dans diverses situations ;
• Autonomie dans l’organisation et l’exécution des tâches ;
• Aptitude au travail en équipe tout en étant capable de travailler de manière indépendante.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques (dans le domaine administratif), soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Le titulaire devra obtenir une habilitation de sécurité du niveau secret (loi modifiée du 15 juin 2004 relative à la classification des pièces et aux habilitations de sécurité)

 

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).