Secrétaire (m/f) (réf. F00039175)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• La mission principale du candidat retenu est d’organiser, en étroite collaboration avec la Cheffe et l’équipe du bureau ministériel, le quotidien professionnel de la Ministre par la gestion de l’agenda ministériel, la planification et coordination des rendez-vous, réunions, déplacements ou interventions ainsi que toute autre tâche incombant au bureau ministériel.

• Liste non-exhaustive des missions à accomplir :
  • Trier, prioriser, traiter et suivre les demandes adressées à la Ministre ;
  • Assurer la circulation fluide de l’information et le suivi de toute correspondance entrante et sortante (réception, diffusion et traitement, classement/numérisation et archivage) ;
  • Assurer la rédaction, relecture, mise en forme et valorisation de tous supports écrits ;
  • Préparer, suivre et coordonner le volet administratif et logistique des déplacements de la Ministre ;
  • Planifier et organiser les réunions internes et externes ;
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
  • Accomplir toute autre tâche administrative et logistique contribuant au bon fonctionnement du bureau ministériel.

Profil

Compétences techniques

• Très bonnes capacités d’analyse et de synthèse ;
• Excellente maitrise orale et écrite des langues administratives du Grand-Duché (fluidité en français, luxembourgeois, allemand et anglais – toute autre langue parlée et/ou écrite constitue un atout) ;
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus ;
• Aisance dans l’utilisation des outils informatiques usuels (Microsoft Office, Adobe Acrobat, outils de conférences en ligne).

Compétences comportementales

• Savoir travailler en équipe et de manière autonome ;
• Rigueur dans le travail avec un respect des échéances ;
• Sens de l'organisation et de la structuration de son travail ;
• Esprit d’initiative, réactivité, disponibilité et flexibilité ;
• Respect absolu de la confidentialité des informations traitées ou communiquées ;
• Aisance dans la communication avec des interlocuteurs internes et externes.

Atouts

• Expérience professionnelle dans un emploi similaire et/ou exigeant les mêmes compétences.

Conditions d’admission

Le poste est réservé aux lauréats de l’examen-concours

Les candidats ayant réussi à la partie générale de l’examen-concours restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Les candidats postulant au poste vacant devront participer à une épreuve spéciale organisée par l’administration qui recrute. Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe de traitement B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’examen-concours (document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).