Secrétaire de direction (m/f) (réf. E00033533) (réf. F00033534)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Gestion des appels téléphoniques;
• Traitement des courriers et courriels entrants et sortants;
• Gérer l'agenda de la direction, organiser les réunions et préparer les documents nécessaires;
• Assister la direction dans l'organisation et la coordination des activités quotidiennes;
• Préparer et suivre les notes, communications, courriers, documents organisationnels et stratégiques émanant de la direction;
• Mettre à jour et suivre les dossiers administratifs des élèves (Fichier Élèves);
• Contribuer à la rédaction de courriers, de communications, de documents, de notes de synthèse et de rapports destinés à la direction ou aux partenaires externes;
• Assurer la gestion documentaire de manière rigoureuse et structurée;
• Participer à la publication d’informations sur l’Intranet du CNFPC;
  
• Participer à l’organisation des événements.

Profil

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise à l'oral et à l’écrit;
• Maîtrise des outils bureautiques et d'outils collaboratifs;
• Intérêt pour les processus de la digitalisation, notamment la gestion électronique de documents;
• Excellentes capacités rédactionnelles en français, allemand et/ou luxembourgeois, avec une attention particulière portée à la qualité et la précision des documents;
• Compétences en prise de notes et comptes-rendus;
• Organisation rigoureuse et gestion efficace des priorités dans un environnement dynamique et exigeant.

Compétences comportementales

• Excellentes compétences relationnelles;
• Polyvalence et grande flexibilité;
• Sens aigu de la discrétion et des règles de confidentialité;
• Capacité à faire face à un environnement changeant et à prendre des initiatives pour résoudre des problématiques administratives ou organisationnelles;
• Solides compétences en gestion du temps et en définition des priorités;
• Aptitude à gérer efficacement les imprévus;
• Capacité à travailler de manière autonome avec efficacité;
• Sens du service public et capacité à travailler en équipe de manière collaborative.

Atouts

• Connaissance du système éducatif luxembourgeois.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).