Gestionnaire administratif de formations (m/f) (réf. E00036544) (réf. F00036545)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• En tant qu’assistant(e) administratif(ve), vous jouerez un rôle central dans le suivi administratif des formations proposées par le Digital Learning Hub. Vous assurerez un service rigoureux et orienté usager, dans les domaines suivants :

• Gestion administrative des formations et inscriptions :
  • Assurer la validation, la planification, l’annulation et le suivi logistique des formations;
  • Gérer la correspondance avec les participants et les formateurs concernant les aspects administratifs;
  • Traiter les inscriptions (validation, refus, liste d’attente, relances, désistements);
  • Réserver les salles de formation;
  • Gérer les présences, absences et feuilles d’émargement;
  • Préparer les attestations de participation et certificats éventuels.
• Suivi des dossiers de formation :
  • Suivre les dossiers individuels des apprenants;
  • Mettre à jour les bases de données via le système ERP interne;
  • Préparer les listes de présence, attestations de participation, feuilles de pointage et autres documents de suivi;
  • Veiller à la complétude et à l’archivage des dossiers de formation (physiques et numériques).
• Remboursements et aspects financiers :
  • Instruire les demandes de remboursement selon les procédures établies;
  • Collaborer avec l’équipe des finances pour le bon déroulement des processus.
• Soutien administratif transversal :
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers du Digital Learning Hub;
  • Participer à l’organisation logistique de certaines activités (formations, réunions, événements ponctuels);
  • Contribuer à la mise en œuvre de procédures internes et à leur amélioration continue.

Profil

Compétences techniques

• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (MS Office, Outlook, Word, Excel);
• Capacité à travailler avec des plateformes intranet, des outils collaboratifs et des systèmes ERP comme p.ex. Odoo;
• Maîtrise des langues administratives (luxembourgeois, français, allemand, anglais) dans un contexte professionnel.

Compétences comportementales

• Rigueur, méthode et sens de l’organisation;
• Autonomie et sens des responsabilités;
• Bon relationnel, aisance dans la communication orale et téléphonique, orientation service;
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés;
• Discrétion et respect de la confidentialité;
• Capacité à gérer des périodes de forte activité et à travailler en équipe.

Atouts

• Connaissance des processus administratifs de la fonction publique;
• Expérience dans un service de formation ou d’éducation;
• Aisance avec des outils de gestion des formations (ex. plateformes LMS, systèmes de gestion des inscriptions).

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires, secondaires techniques ou de technicien, ou d’un diplôme équivalent reconnu par l’État du siège de l’établissement.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).