Assistant administratif (m/f) (réf. E00037064) (réf. F00037065)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Sous l’autorité des chefs de département, l’assistant·e aura pour mission d’assurer un appui administratif transversal et structurant dans les domaines suivants :
  • Secrétariat : gestion des agendas, organisation logistique de réunions, rédaction de courriers et de comptes-rendus, traitement des appels téléphoniques, gestion et mise en forme de documents et des bases de données;
  • Suivi administratif des aides culturelles : réception, vérification et traitement des demandes de subsides, appui aux commissions consultatives, coordination avec les porteurs de projets et le service financier;
  • Gestion des appels à projets : traitement des candidatures, préparation des dossiers pour les comités de sélection, suivi des décisions;
  • Relation avec les institutions conventionnées : suivi des documents financiers (budgets, bilans, avenants), gestion des échanges administratifs avec les partenaires culturels.

Profil

Compétences techniques

• Expérience professionnelle d’au moins trois ans dans l’administration ou le secrétariat;
• Maîtrise des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise, à l’oral comme à l’écrit;
• Maîtrise des outils bureautiques et aptitude à la gestion de bases de données.

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation, rigueur, discrétion et intégrité;
• Esprit d’équipe, réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Aisance dans les échanges avec des interlocuteurs variés et sens du service public.

Atouts

• Intérêt pour le domaine culturel et bonne connaissance du paysage culturel luxembourgeois.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).