Gestionnaire administratif de formation (m/f) (réf. E00036162) (réf. F00036163)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Assurer la gestion administrative des formations:
  • Réviser les descriptifs de formation;
  • Saisir les données administratives (code, séances, etc.) et publier en ligne les formations;
  • Assurer le suivi des formations (validation, annulation) et leur organisation pratique;
  • Assurer la réservation de l'hébergement des formateurs;
  • Assurer la réservation de salles des formations externes;
  • Assurer la gestion des questionnaires d'évaluation (édition, mise à disposition, traitement, transfert).
• Assurer la gestion administrative des inscriptions:
  • Gérer les inscriptions;
  • Assurer le suivi des inscriptions (validation, refus, gestion de la liste d'attente, désinscription, relance);
  • Assurer la gestion des présences/absences;
  • Assurer la gestion des attestations de participation et/ou des certificats de réussite;
  • Assurer la gestion de la plateforme d’apprentissage (inscriptions des utilisateurs, création des espaces de dépôt d’épreuves, traitement des données).
• Assurer le suivi administratif des parcours de formation et de stage:
  • Assurer le suivi du dossier de chaque participant (dispense, réduction, interruption, parcours individuel, archivage).
• Assurer l'organisation d'examens dans le cadre des parcours de formation et du stage:
  • Gérer l’inscription des candidats et leur convocation;
  • Mettre en forme les questionnaires d'examen;
  • Organiser les épreuves et veiller à leur bon déroulement;
  • Assurer le suivi des examens (remise des copies aux évaluateurs, réception des copies corrigées, saisie des résultats, archivage des copies, communication des résultats);
  • Compiler les notes pour la commission de validation;
  • Assurer la gestion des intervenants (mise à jour des données, contrôle des informations, gestion des arrêtés ministériels de nomination).
• Assurer un accueil auprès des participants et des formateurs:
  • Conseiller, orienter et clarifier les demandes selon les besoins exprimés;
  • Enregistrer, traiter et assurer le suivi des demandes de participation aux frais d’inscription.
• Contribuer à l’évolution du dispositif et à la gestion de la qualité:
  • Veiller au respect des procédures liées à l’exercice de la fonction;
  • Contribuer à l’évolution des procédures liées à l’exercice de la fonction.

Profil

Compétences techniques

• Compétences métiers :
  • Connaître et savoir appliquer la législation et la réglementation de l'administration;
  • Connaître et savoir appliquer les procédures et processus en place relevant de l’exercice de la fonction;
  • Connaître et savoir appliquer les règles établies au sein de l'administration en matière de protection des données;
  • Connaître l'organisation ainsi que les procédures et processus relevant de l'administration;
  • Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration;
  • Communiquer de manière à s'adapter à ses interlocuteurs, au contexte et à l'objectif des informations à transmettre;
  • Posséder les compétences théoriques et pratiques pour garantir, selon ses attributions, une gestion et une organisation efficace des formations programmées;
  • Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique.
• Compétences support :
  • Savoir utiliser les produits de MS Office;
  • Savoir appliquer les outils de la gestion électronique des documents;
  • Savoir utiliser les autres logiciels et progiciels spécifiques mis en place dans l'administration et nécessaires à l'exercice de la fonction;
  • Savoir utiliser le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).