Agent administratif (m/f) (réf. E00036376) (réf. F00036381)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

Au sein de la Division « Affaires générales », l’Agent Administratif sera chargé d’effectuer différentes tâches administratives et d'organisation en vue d'assister une unité organisationnelle et les gestionnaires dans le domaine concerné et de supporter ceux-ci dans leur fonction (liste non limitative ni exhaustive) :

• Gérer les dossiers personnels, traiter les données et les informations concernant la situation administrative des agents ;
• Gérer des fichiers et des bases de données et veiller à leur accessibilité ;
• Suivre les tableaux de bord RH ;
• Assurer la documentation et l'archivage électronique ;
• Assister à la préparation et à l’organisation logistique de réunions, entretiens, conférences etc. ;
• Assurer l'inscription et la distribution interne de documents ;
• Gérer le suivi, la qualité et la conformité des dossiers, classer et/ou transférer des documents ;
• Préparer des lettres administratives ;
• Assurer une assistance au niveau de l’accueil téléphonique ;
• Prendre des renseignements et des informations auprès des parties prenantes ;
• Assurer toute autre tâche administrative et logistique.

Profil

Compétences techniques

• Expérience confirmée de minimum 3 ans dans une fonction similaire dans le domaine administratif si possible au sein d’un département RH ;
• Avoir de bonnes capacités analytiques, d’organisation et de raisonnement numérique ;
• Maîtrise parfaite des logiciels de bureautique courants (Lotus Notes, Word, Excel etc.) et d’un SIRH ;
• Forte appétence pour le domaine administratif ;
• Disposer de notions de base concernant le droit du travail ;
• Facilité de communication orale en langue luxembourgeoise, orale et écrite en français et allemand.

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation et de la précision ;
• Aisance dans les contacts humains ;
• Flexibilité, polyvalence, adaptabilité et proactivité ;
• Capacité à travailler en équipe et de façon autonome ;
• Résistance au stress ;
• Respect de la confidentialité et de la discrétion ;
• Sens de proactivité et orienté solutions.

Atouts

• Connaître la législation concernant le statut, la rémunération, la formation, la sécurité et la santé au travail du personnel de l'Etat ainsi que la législation et la réglementation de l'administration concernant le personnel sera un atout ;
• La maîtrise des logiciels SAP HR et MyRH (Toolbox) ;
• Avoir une expérience similaire dans la Fonction Publique sera considéré comme un atout important ;
• Pouvoir se prévaloir de formations continues au niveau RH et dans le domaine de la bureautique.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).