Membre du secrétariat SPJ (m/f) (réf. E00036479) (réf. F00036480)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Assurer un accueil physique et téléphonique;
• Gérer les courriers et les dossiers;
• Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers;
• Trier et organiser le classement et l’archivage de documents et dossiers;
• Effectuer la gestion de la messagerie électronique;
• Gérer les rendez-vous / agendas professionnels du service respectivement du supérieur hiérarchique;
• Préparer et/ou rédiger le courrier à signer par le supérieur hiérarchique;
• Organiser le volet administratif et logistique des voyages de service du supérieur hiérarchique et /ou des membres de l’unité;
• Préparer les réunions (p.ex. préparer OJ, les documents de travail, réservation salle de réunion, etc.);
• Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus;
• Apporter un appui rédactionnel et assister le supérieur hiérarchique et les autres services dans l’exécution de leurs missions;
• Assurer le rôle d’intermédiaire entre le supérieur hiérarchique (respectivement la direction) et les autres services internes / externes;
• Contrôler et saisir les données dans les bases de données (p.ex. EXCEL, etc.);
• Assurer la mise à jour des listings;
• Gérer certains droits d’accès;
• Etablir des statistiques;
• Compiler et mettre à jour la documentation interne;
• Préparer des notes internes;
• Retranscription de documents ou autres;
• Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
• Participer à l’organisation de certains évènements (p.ex. festivités, stages, etc.);
• Effectuer des recherches (p.ex. Internet, LEGILUX, bases de données, etc.).

Profil

Compétences techniques

• Compétences langues: luxembourgeois, français, allemand et anglais;
• Savoir utiliser les outils informatiques Microsoft Office;
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus;
• Savoir effectuer des recherches (Internet, LEGILUX, bases de données, …);
• Disposer de bonnes capacités rédactionnelles.

Compétences comportementales

• Planifier et organiser;
• Suivre les instructions et procédures;
• Avoir le sens de responsabilités;
• Etre autonome et initier l’action;
• Etre orienté citoyen/client;
• Ecrire et rédiger;
• Transmettre des informations;
• Travailler en équipe;
• Etre diplomate;
• Etre discret;
• Etre disponible;
• S’adapter.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).