Membre du secrétariat (m/f) (réf. E00036512) (réf. F00036513)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Assurer un accueil physique et téléphonique;
• Gérer les courriers et les dossiers;
• Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers;
• Assurer le suivi des dossiers dans le logiciel CORRES;
• Trier et organiser le classement et l’archivage de documents et dossiers;
• Effectuer la gestion de la messagerie électronique;
• Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus;
• Apporter un appui rédactionnel et assister le supérieur hiérarchique et les autres services dans l’exécution de leurs missions;
• Compiler et mettre à jour la documentation interne;
• Préparer des notes internes;
• Retranscription de documents ou autres;
• Commander des fournitures de bureau et en tenir l’inventaire.

Nous vous informons que suite à la réception de votre candidature, une « épreuve spéciale » vous sera envoyée et doit être remplie obligatoirement afin que votre candidature soit recevable.

Profil

Compétences techniques

• Compétences métiers:
  • Législation et réglementation;
  • Disposer de notions de base concernant la législation et la réglementation du domaine d'intervention.
• Procédures internes et méthodologie:
  • Connaître les procédures internes du domaine d'intervention;
  • Bien connaitre les prescriptions de service;
  • Bien connaitre les modes de fonctionnement et d’organisation de la PGD.
• Aptitudes techniques:
  • Savoir travailler avec les outils techniques disponibles dans le service pour le domaine d'intervention;
  • Disposer de bonnes capacités rédactionnelles;
  • Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus;
  • Savoir élaborer et animer des cours de formation et séminaires (compétence uniquement nécessaire pour les membres policiers du secrétariat de l’EP);
  • Savoir effectuer des recherches (Internet, LEGILUX, bases de données, etc.).
• Compétences support:
  • Applications bureautiques:
    • Savoir travailler avec Excel et Word;
    • Savoir utiliser les outils informatiques Microsoft Office (Word, Excel et Outlook) et les applications policières (CORRES, MULTIPOLL, ELS, etc.).
  • Logiciels spécifiques:
    • Connaître les outils informatiques mis en place par l'administration et en particulier la gestion électronique des documents et les autres outils de gestion;
    • Savoir travailler avec un INTRANET ainsi qu'avec une plateforme d'échange.
  • Compétences langues:
    • Compétences écrites:
      • Allemand;
      • Français;
    • Compétences orales:
      • Allemand;
      • Anglais;
      • Français;
      • Luxembourgeois.

Compétences comportementales

• Intégrer l’information;
• Résoudre des problèmes;
• Soutenir;
• Agir de manière orientée service;
• Faire preuve de fiabilité;
• S’auto développer.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).