Assistant administratif au Secrétariat général (m/f) (réf. E00035463) (réf. F00035464)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• En tant qu’assistant administratif au secrétariat général du ministère de la Santé et de la Sécurité sociale vous coordonnez la correspondance entrante et sortante;
• Vous réceptionnez, triez, indexez, renommez et enregistrez le courrier entrant et attribuez le courrier à un gestionnaire;
• Vous préparez les signataires à soumettre au ministre, vous vérifiez la conformité du courrier sortant par rapport à l’orthographie et à la forme;
• Vous enregistrez le courrier sortant et mettez le courrier sous enveloppe et le transmettez pour envoi;
• Vous préparez et mettez en forme des courriers et courriels et rédigez des réponses à des courriers relevant des affaires courantes, préparez des transmis et des accusés de réception;
• Vous établirez un relevé hebdomadaire du courrier entrant et sortant et faites des recherches relatives à la correspondance;
• En concertation avec le supérieur hiérarchique vous suivez les délais endéans lesquels le courrier entrant doit avoir été traité par le collaborateur;
• Vous fournissez une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes et soutenez les collaborateurs internes pour toute question en relation avec le traitement et l’archivage du courrier dans le système de gestion électronique;
• Vous assurez une assistance au niveau de l’accueil physique et téléphonique du service.

Profil

Compétences techniques

• Vous savez travailler avec Word et Excel;
• Vous savez gérer des calendriers sous Outlook;
• Vous savez appliquer les outils de la gestion électronique des documents, de préférence SIDOC;
• Vous savez travailler avec un Intranet ainsi qu’avec une plateforme d’échange (technologie Sharepoint).

Compétences comportementales

• Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Partager son savoir-faire : Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, expériences et vos méthodes de travail;
• Coopérer : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées, aussi bien dans un environnement présentiel qu’au niveau d’une collaboration virtuelle et à distance, et en contribuant à la résolution de conflits entre collaborateurs;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Une expérience professionnelle au sein d’un secrétariat d’un ministère/administration étatique.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1. Une dispense de deux des trois langues administratives peut être accordée sous certaines conditions.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).