Assistant de direction (m/f) (réf. E00036007) (réf. F00036008)

Informations générales

  • Statut Fonctionnaire, Employé de l'État
  • Groupe B1
  • Date limite de candidature12/06/2025
  • MinistèreMinistère de la Justice
  • Administration/OrganismeOffice des signalements
  • LieuKirchberg (Luxembourg)
  • TâcheTâche complète
  • Nombre de postes vacants1
  • NationalitéÊtre ressortissant UE
  • Catégorie de métiersAffaires générales
  • Réf.F00036008

Qui recrute ?

L’Office des signalements informe et aide dans sa démarche toute personne souhaitant effectuer un signalement interne ou externe (potentiel lanceur d’alerte) sur base de la loi du 16 mai 2023 portant transposition de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union. Par ailleurs, l’Office sensibilise le public sur la législation en matière de protection des lanceurs d’alerte et soumet des recommandations sur toute question liée à l’application des dispositions légales pertinentes aux autorités compétentes. En étroite collaboration et coordination avec les autorités compétentes, l'Office veille à l’application de la loi du 16 mai 2023 et en contrôle le respect.

Vous rejoignez une équipe dynamique et motivée au sein d'une administration en pleine expansion, au sein de laquelle le travail en équipe et les bonnes relations interpersonnelles sont valorisés.

Missions

  • La mission principale du titulaire du poste est d’assurer la gestion administrative de l’Office des signalements et d’assister l’équipe de l’Office dans l’exercice des missions de l’Office et du chargé de direction;
  • Le titulaire du poste participe à la gestion opérationnelle de l'Office, en particulier en accompagnant l'élaboration et l’exécution du budget annuel;
  • Le titulaire du poste assure le secrétariat de l'Office en préparant, sous la direction du supérieur hiérarchique, de courriers et en gérant le courrier, l'agenda, la prise de rendez-vous et la messagerie électronique et en assurant l'accueil téléphonique et physique;
  • Le titulaire contribue à la préparation des dossiers administratifs en vue de l'adoption de décisions administratives prises en vertu notamment de l'article 18, paragraphe 4, de la loi du 16 mai 2023 ainsi qu'à la gestion de la documentation, de la numérisation et de l'archivage des dossiers administratifs;
  • Les tâches peuvent inclure par ailleurs l'organisation de déplacements de service (réservation de salles, expédition de l’ordre du jour, prise de notes et rédaction de comptes rendus etc.), la mise à jour de bases de données et effectuer des recherches en ligne dans le cadre des missions de l'Office ainsi que tout autre tâche administrative qui contribue au bon fonctionnement de l’Office.

Profil

Compétences techniques

  • Disposer de bonnes capacités rédactionnelles;
  • Être capable de renseigner les interlocuteurs divers et variés;
  • Maîtriser les outils bureautiques et informatiques mis à disposition (Windows, MS Office, etc.);
  • Faire preuve d’autonomie, de flexibilité, de polyvalence, d’empathie et de serviabilité;
  • Avoir le sens de l’ordre et de l’organisation;
  • Maîtriser différents systèmes de classement et d’archivage;

Compétences comportementales

  • Avoir le sens de responsabilité;
  • Être autonome et proactif / initier l’action;
  • Travailler en équipe;
  • Être diplomate et justifier d’une confidentialité et d’une discrétion absolue;
  • Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation.

Atouts

  • Disposer d’une expérience professionnelle de minimum 3 ans en tant qu’assistant de direction ou dans une fonction de soutien administratif similaire;
  • La maîtrise rédactionnelle de l’anglais sera considérée comme un atout;
  • Une expérience dans le domaine du secrétariat et de la comptabilité avec le logiciel SAP constitue un avantage.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

  • Nom(s) et prénom(s)
  • Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
  • Nationalité
  • Adresse électronique
  • Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
  • Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
  • Expérience professionnelle
  • Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).