Assistant administratif (m/f) (réf. E00034939) (réf. F00034940)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Assister à l’organisation quotidienne des tâches des divisions :
  • Planifier et organiser des réunions, préparer les ordres du jour, rédiger les comptes-rendus ou procès-verbaux, réserver les salles et préparer logistiquement les locaux;
  • Aider à la préparation et la traduction de rapports, de présentations et de documents divers;
  • Préparer des descriptions, textes et publications promotionnelles pour les différents services et formations;
  • Assurer le suivi administratif de diverses demandes et procédures internes;
  • Assurer une assistance au niveau du service courrier;
  • Assurer une assistance au niveau de l'accueil physique et téléphonique;
  • Effectuer d’autres tâches de secrétariat en fonction des besoins des divisions.
• Assister à la gestion administrative des formations et des demandes d’homologation et de dispenses :
  • Saisir et planifier les formations dans l’outil de gestion informatique y dédié;
  • Assurer le suivi administratif des évaluations, des prises des présences et des prestations des chargés de cours;
  • Assurer la communication avec les parties prenantes et chargés de cours;
  • Gérer les stages pratiques des candidats en leur apportant une aide par courrier électronique ou appel téléphonique;
  • Assurer le paramétrage et la saisie des candidats sur les différentes plateformes d’apprentissage;
  • Assurer le suivi administratif de la nomination des commissions des programmes;
  • Apporter une aide administrative lors de l’analyse et du traitement des demandes d’homologation et de dispenses;
  • Assister dans la création de formations e-learning.
• Gérer la documentation et veiller au bon traitement de données :
  • Encoder et importer des données dans des fichiers ou des bases de données et en assurer le contrôle;
  • Tenir à jour des données et des bases de données;
  • Effectuer le classement et la sauvegarde de divers documents et veiller à leur accessibilité;
  • Assurer une assistance et support pour l’archivage des autres services.

Profil

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des langues française, allemande et luxembourgeoise aussi bien à l'écrit qu'à l'oral;
• Très bonnes capacités rédactionnelles;
• Maîtrise des outils Microsoft (e.a. Word, Excel, Powerpoint) et d’autres outils informatiques de communication, de calcul ou de visualisation;
• Savoir utiliser les supports destinés à soutenir et à accompagner les processus dans les différents domaines d'activités de la fonction (questionnaires, tests, diagnostics, check-lists, indicateurs de contrôle);
• Connaissances en gestion de projets;
• Connaissances des processus d’archivage.

Compétences comportementales

• Excellentes aptitudes relationnelles;
• Esprit d'équipe;
• Faire preuve de conscience professionnelle;
• Autonomie dans le travail et effectuer et fiabilité;
• Rigueur et sens d’organisation;
• Méthodique avec un bon esprit de synthèse;
• Esprit d’initiative, réactivité et flexibilité;
• Avoir le sens de l'écoute;
• Faire preuve de discrétion;
• Capacité de travailler dans des situations de stress.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).