Membre du secrétariat (m/f) (réf. E00038343) (réf. F00038344)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Assurer un accueil physique et téléphonique;
• Gérer les courriers et les dossiers, réceptionner, rédiger et transmettre les courriers;
• Assurer le suivi des dossiers dans les logiciels, contrôler et saisir les données dans les bases de données;
• Trier et organiser le classement et l’archivage de documents et dossiers;
• Effectuer la gestion de la messagerie électronique;
• Gérer les rendez-vous / agendas professionnels du service respectivement du supérieur hiérarchique;
• Organiser le volet administratif et logistique des voyages de service du supérieur hiérarchique et/ou des membres de l’unité (p.ex. feuilles de route, réservations vols et hôtels);
• Préparer les réunions, assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus;
• Apporter un appui rédactionnel et assister le supérieur hiérarchique et les autres services dans l’exécution de leurs missions;
• Assurer la mise à jour des listings (p.ex. plans de service, formation continue) et établir des statistiques;
• Commander des fournitures de bureau et en tenir l’inventaire;
• Nous vous informons que suite à la réception de votre candidature, une « épreuve spéciale » vous sera envoyée et doit être remplie obligatoirement afin que votre candidature soit recevable.

Profil

Compétences techniques

• Disposer de bonnes capacités rédactionnelles;
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus;
• Savoir effectuer des recherches (Internet, LEGILUX, bases de données, etc.);
• Savoir utiliser les outils informatiques Microsoft Office (Word, Excel et Outlook).

Compétences comportementales

• Comprendre l’information;
• Exécuter des tâches;
• Soutenir;
• Travailler en équipe;
• Faire preuve de fiabilité.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).