Agent administratif (m/f) (réf. E00037920) (réf. F00037922)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Assurer le secrétariat administratif de la Direction de région de l'enseignement fondamental;
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes;
• Gestion des remplacements du personnel enseignant;
• Gérer les communications par téléphone, par courrier et par courriel en assurant leur suivi;
• Gestion des documents et de l’information : classement, archivage et gestion des bases de données;
• Préparer, rédiger, mettre en forme et valoriser les documents administratifs de la Direction (comptes rendus de réunions, courriers, notes, présentations, etc.) en assurant leur exactitude et leur qualité rédactionnelle;
• Organiser les réunions de la Direction et actualiser les plannings et agendas, en assurant le suivi et le respect des échéances;
• Assurer le soutien logistique de l'activité de la direction de région (fournitures de bureau, catering, copieuses, etc.);
• Gérer les dossiers spécifiques en lien avec l'activité de la direction de région;
• Apporter un soutien à la mise en œuvre de projets spécifiques.

Profil

Compétences techniques

• Être disponible à partir de 7h du matin;
• Expérience professionnelle d’au moins cinq ans dans l’administration ou le secrétariat;
• Maîtrise des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise, à l’oral comme à l’écrit;
• Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique;
• Maîtrise des outils bureautiques et aptitude à la gestion de bases de données;
• Savoir travailler avec les produits de MS Office et en particulier avec Word, Excel et Power Point;
• Savoir utiliser des outils d’intelligence artificielle et adapter les solutions numériques afin d’automatiser et de fiabiliser les tâches administratives courantes selon les besoins du service;
• Connaître la législation concernant le statut, la formation, la sécurité et la santé au travail du personnel de l'État;
• Connaître les procédures et processus relevant de l'administration.

Compétences comportementales

• Ponctualité;
• Être résistant au stress;
• Sens de l’organisation, rigueur, discrétion et intégrité;
• Esprit d’équipe;
• Attitude ouverte et approchable;
• Capacité de travailler en autonomie et dans une équipe pluridisciplinaire;
• Réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Esprit d’analyse et d’initiative;
• Aisance dans les échanges avec des interlocuteurs variés et sens du service public;
• Partager son savoir-faire, conseiller et coopérer;
• Faire preuve d’ouverture au changement, s’auto-développer et s’impliquer.

Atouts

• Intérêt pour le domaine de l’enseignement fondamental;
• Connaître le système de l’éducation nationale et la législation y relative.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).