Assistant Archiviste (m/f) (réf. E00036566) (réf. F00036571)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

L'assistant (e) archiviste est chargé (e) de l’organisation, de la gestion et de la conservation des archives de l’administration judiciaire. Il/elle veille à l’archivage, la classification et l’accessibilité des documents, tout en respectant les normes et les exigences légales en matière d’archivage.

• Organiser et classer les documents et archives physiques selon les procédures et les normes en vigueur : réception, tri des archives, préparation des documents à archiver;
• Tenir à jour le récolement des fonds;
• Participer à la mise à jour des bases de données d'archives physiques;
• Assurer la conservation des archives conformément aux obligations légales (durée de conservation, accessibilité, confidentialité, etc.);
• Gérer les demandes de consultation des documents archivés par les utilisateurs : accueil d’utilisateurs internes, suivi des demandes et des retours;
• Veiller au respect des normes de sécurité et de confidentialité dans la gestion des archives;
• Veiller au respect des consignes en matière d’archivage.

Profil

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques classiques (Word, Excel, Outlook) et des outils de gestion documentaire;
• Maîtrise orale et écrite des 3 langues administratives du pays.

Compétences comportementales

• Organisation et méthode : Capacité à organiser efficacement les documents et les informations, à gérer des volumes importants de données;
• Rigueur et précision : Attention aux détails et rigueur dans le suivi des procédures d'archivage;
• Sens du service : Aide active à la consultation et à la recherche des documents pour les utilisateurs;
• Discrétion et confidentialité : Respect strict des règles de confidentialité et de sécurité des documents;
• Esprit d’équipe : Capacité à travailler en collaboration avec d’autres services;
• Adaptabilité et gestion des priorités : Flexibilité pour s’adapter aux besoins changeants et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous avez suivi avec succès l’enseignement des 5 premières années d’études dans un établissement d’enseignement secondaire en 5 années ES ou DAP ou vous avez réussi le cycle moyen de l’enseignement secondaire technique soit du régime technique, soit du régime de la formation du technicien ou vous avez obtenu le diplôme d’aptitude professionnelle ou vous pouvez présenter une attestation portant sur des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe C1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).