Membre de l'Accueil (m/f) (réf. E00036261) (réf. F00036262)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et donner un appui dans l’exécution de certaines tâches administratives.

• Activités principales:
  • Tâches relatives à l’accueil physique et téléphonique:
  • Accueillir, renseigner et orienter le public (personnel PGD, visiteurs, fournisseurs, etc.);
  • Identifier les visiteurs et tenir le relevé des visiteurs;
  • Réceptionner les colis;
  • Réceptionner et transmettre les appels et messages au personnel des unités / services.
• Tâches administratives telles que : (en fonction de l’unité structurelle certaines tâches peuvent être assumées par un autre service):
  • Inscription des dossiers / pièces dans CORRES;
  • Assurer la distribution du courrier interne et externe;
  • Tenir à jour des relevés / listing;
  • Compiler des statistiques;
  • Préparer des formulaires ou autres documents;
  • Gérer les rendez-vous de l’unité / service;
  • Effectuer des photocopies des dossiers et documents;
  • Commander des fournitures de bureau et en tenir l’inventaire.
• Assurer le prélèvement et la remise du courrier externe auprès de l’entreprise POST:
  • Tâches relatives à la gestion des objets trouvés (OT);
  • Garantir la réception des OT respectivement la remise en mains propres des OT;
  • Vérifier la validité des documents personnels se trouvant parmi les OT (carte d’identité au fichier
  • RNPP, permis de conduire au fichier « titulaires et demandeurs de permis de conduire »);
  • Préparer les formulaires;
  • Préparer les transferts des OT au SNOT;
  • Identifier le propriétaire de l’OT à travers le fichier « Registre national des personnes physiques et
  • Morales (RNPP) »;
  • Saisir les données OT dans le logiciel.
• Nous vous informons que suite à la réception de votre candidature, une « épreuve spéciale » vous sera envoyée et doit être remplie obligatoirement afin que votre candidature soit recevable.

Profil

Compétences techniques

• Compétences métiers :
  • Législation et réglementation:
    • Connaître la législation et la réglementation de l'administration.
  • Procédures internes et méthodologie:
    • Connaître le fonctionnement et l'organisation interne de l'administration ainsi que l'organigramme avec les différents services et attributions du personnel;
    • Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration;
    • Connaissances de base des normes de sécurité dans la fonction publique (nécessaire pour l’accueil au SALT);
    • Connaissances des prescriptions de service (chapitres varient en fonction de l’unité structurelle);
    • Connaissances de base des modes de fonctionnement et de l’organisation de la Police Grand-Ducale.
  • Aptitudes techniques:
    • Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique;
    • Maîtriser les techniques de communication orale.
• Compétences support:
  • Applications bureautiques:
    • Savoir utiliser les outils informatiques Microsoft Office (Word, Excel et Outlook).
  • Logiciels spécifiques:
    • Connaître les outils informatiques et d'informations mis en place par l'administration et l'utilisation qui en est faite en vue de pouvoir garantir le respect de la protection des données;
    • Savoir utiliser les logiciels spécifiques au poste (pex logiciels OT, VESTA; RNPP, etc.);
    • Savoir manipuler les systèmes d’alarme (intrusion, incendie,…) (nécessaire pour le membre de l’accueil SALT et SPJ).
  • Matériel et outillage:
    • Connaître le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction.
• Compétences langue:
  • Compétences écrites:
    • Allemand;
    • Anglais;
    • Français.
  • Compétences orales:
    • Allemand;
    • Anglais;
    • Français:
    • Luxembourgeois.

Compétences comportementales

• Soutenir;
• Faire preuve de fiabilité;
• S’auto développer;
• Résoudre des problèmes;
• Intégrer l’information.

Atouts

• Une expérience au sein d’un accueil ou d’un secrétariat constitue un avantage.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous avez suivi avec succès l’enseignement des 5 premières années d’études dans un établissement d’enseignement secondaire ou vous avez réussi le cycle moyen de l’enseignement secondaire technique soit du régime technique, soit du régime de la formation du technicien ou vous avez obtenu le diplôme d’aptitude professionnelle ou vous pouvez présenter une attestation portant sur des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe C1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).