Agent administratif (m/f) (réf. E00039977) (réf. F00039978) (réf. M00039979)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Gérer les activités quotidiennes de l'équipe du secrétariat élèves :
  • Accueil physique et téléphonique des usagers (visiteurs, élèves, parents, enseignants, etc.);
  • Suivi des dossiers et des demandes du personnel du Lycée;
  • Gestion du remplacement des titulaires temporairement absents;
  • Gestion du fichier élèves et des dossiers "matricules" des élèves;
  • Gestion des opérations d'examens et des épreuves nationales.
• Accueil et information :
  • Accueillir les élèves, les familles et les personnels;
  • Répondre aux demandes d’information ou orienter vers les bons interlocuteurs;
  • Réception, traitement et diffusion de l'information liée au fonctionnement de l'établissement;
  • Exécution et suivi des procédures et décisions administratives.
• Gestion administrative des élèves :
  • Créer et mettre à jour les dossiers scolaires (inscriptions, radiation, transferts);
  • Rédaction, mise en forme, suivi, classement et archivage des documents/dossiers administratifs;
  • Gérer les certificats de scolarité, bulletins, relevés de notes, attestations diverses.
• Soutien aux équipes pédagogiques et à la direction :
  • Assurer la transmission des copies et des résultats;
  • Fournir les documents nécessaires au suivi des élèves;
  • Participer à la préparation des conseils de classe et commissions.
• Gestion BTS :
  • Gestion de la remise des diplômes;
  • Soutien aux jurys d’examen et commission d’admission;
  • Convocation des étudiants auprès de la direction pour les procédures disciplinaires et devant les commissions des litiges;
  • Rédaction et suivi de procès-verbaux;
  • Contrôle et actualisation de la mutualité / déclaration CCSS.
• Déclarations des commissions et jurys :
  • Assistance aux réunions à la demande de la direction;
  • Gestion des inscriptions et contrôle des dossiers d’inscription;
  • Suivi des procédures d’accréditation.

Profil

Compétences techniques

• Connaissances de base en administration, gestion de dossiers et procédures internes;
• Compréhension des règles administratives du secteur public;
• Notions de gestion documentaire, classement et archivage;
• Bonne maîtrise des trois langues officielles du pays;
• Maîtrise des outils bureautiques standards (Word, Excel, Outlook, numérisation, classement numérique);
• Rigueur dans la gestion des documents confidentiels;
• Capacité à rédiger de manière claire et structurée.

Compétences comportementales

• Excellente organisation du travail, rigueur et sens du détail;
• Gestion simultanée de plusieurs tâches avec respect des délais;
• Autonomie dans l’exécution et capacité à anticiper les besoins;
• Fiabilité, constance et grande précision administrative;
• Capacité d'adaptation;
• Sens des responsabilités et professionnalisme;
• Esprit d’équipe et communication efficace;
• Attitude respectueuse et discrète;
• Capacité à accueillir et soutenir des interlocuteurs variés;
• Accueil courtois et sens du contact;
• Sens du service public et posture bienveillante.

Atouts

• Connaissance du fichier élèves (FE).

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

 

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

• Fonctionnaire : lettre de motivation, CV, diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (avec relevé des notes et annexes),
• Fonctionnaire en changement d'administration : lettre de motivation, CV, arrêté de nomination (uniquement pour fonctionnaires communaux ou agents d'établissements publics assimilés aux fonctionnaires de l'État),
• Employé : lettre de motivation, CV, diplôme

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).