Gestionnaire administratif de formation - Division de l’accompagnement du développement des établissements scolaires (m/f) (réf. E00043481) (réf. F00043482) (réf. M00043483)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Assurer la gestion administrative des formations:
  • Réviser les descriptifs de formation;
  • Saisir les données administratives (code, séances, etc.) et publier les formations en ligne;
  • Assurer le suivi des formations (validation, annulation) et leur organisation pratique;
  • Assurer la réservation de l'hébergement des formateurs;
  • Assurer la réservation de salles des formations externes;
  • Assurer la gestion des questionnaires d'évaluation (édition, mise à disposition, traitement, transfert).
• Assurer la gestion administrative des inscriptions:
  • Gérer les inscriptions;
  • Assurer le suivi des inscriptions (validation, refus, gestion de la liste d'attente, désinscription, relance);
  • Assurer la gestion des présences/absences;
  • Assurer la gestion des attestations de participation et/ou des certificats de réussite;
  • Assurer la gestion de la plateforme d’apprentissage (inscription des utilisateurs, création des espaces de dépôt d’épreuves, traitement des données).
• Assurer le suivi administratif des parcours de formation et de stage:
  • Assurer le suivi du dossier de chaque participant (dispense, réduction, interruption, parcours individuel, archivage).
• Assurer l'organisation d'examens dans le cadre des parcours de formation et du stage:
  • Gérer l’inscription des candidats et leur convocation;
  • Mettre en forme les questionnaires d'examen;
  • Organiser les épreuves et veiller à leur bon déroulement;
  • Assurer le suivi des examens (remise des copies aux évaluateurs, réception des copies corrigées, saisie des résultats, archivage des copies, communication des résultats);
  • Compiler les notes pour la commission de validation;
  • Assurer la gestion des intervenants (mise à jour des données, contrôle des informations, gestion des arrêtés ministériels de nomination).
• Assurer un accueil auprès des participants et des formateurs:
  • Conseiller, orienter et clarifier les demandes selon les besoins exprimés;
  • Enregistrer, traiter et assurer le suivi des demandes de participation aux frais d’inscription.
• Contribuer à l’évolution du dispositif et à la gestion de la qualité:
  • Veiller au respect des procédures liées à l’exercice de la fonction;
  • Contribuer à l’évolution des procédures liées à l’exercice de la fonction.
• Apporter un appui administratif et organisationnel à la responsable de la division:
  • Améliorer et mettre à jour des supports écrits ou des présentations;
  • Établir des dossiers et mettre en forme des documents;
  • Coordonner et gérer la correspondance;
  • Gérer l’organisation d'événements internes;
  • Concevoir des outils de suivi de l'activité et les mettre à jour;
  • Veiller à la confidentialité des informations;
  • Participer constructivement au suivi des actions;
  • Contrôler la cohérence des éléments fournis.
• Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions:
  • Planifier et organiser des réunions, en coordonnant les ordres du jour et prévoyant le matériel logistique nécessaire;
  • Rédiger des comptes rendus et assurer le suivi des décisions et actions retenues.

Profil

Compétences techniques

• Communiquer de manière à s'adapter à ses interlocuteurs, au contexte et à l'objectif des informations à transmettre;
• Posséder les compétences théoriques et pratiques pour garantir, selon ses attributions, une gestion et une organisation efficace des formations programmées;
• Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique;
• Savoir utiliser les produits de MS Office;
• Savoir appliquer les outils de la gestion électronique des documents;
• Savoir utiliser les autres logiciels et progiciels spécifiques mis en place dans l'administration et nécessaires à l'exercice de la fonction.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Documents à fournir

• Fonctionnaire : lettre de motivation, CV, diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (avec relevé des notes et annexes),
• Fonctionnaire en changement d'administration : lettre de motivation, CV, arrêté de nomination (uniquement pour fonctionnaires communaux ou agents d'établissements publics assimilés aux fonctionnaires de l'État),
• Employé : lettre de motivation, CV, diplôme

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).