Documentation and Office Coordinator (m/f) (réf. E00043047) (réf. F00043048) (réf. M00043049)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Le/la Documentation and Office Coordinator assure la formalisation, la structuration et la diffusion rigoureuses et organisées de la documentation liée aux processus opérationnels et aux activités de service.
• Il/elle garantit la traçabilité, la clarté et l’accessibilité de la documentation, contribuant ainsi à la bonne coordination des activités internes et des interactions avec les partenaires externes, tout en garantissant une gestion rigoureuse du cycle de vie des documents, dans le respect des procédures internes, des obligations de confidentialité ainsi que des exigences réglementaires en matière de conservation et d’archivage.
• Documentation des processus :
  •  Formaliser et structurer les informations de manière claire, cohérente et standardisée; 
  • Veiller à la qualité, à la complétude et à la disponibilité des documents; 
  • Maintenir à jour la documentation des processus existants.
• Suivi opérationnel et traçabilité :
  • Rédiger les comptes rendus de réunions (comités, rapports, synthèses, suivis, ateliers); 
  • Consolider les informations clés : décisions, actions, points de suivi; 
  • Assurer la traçabilité des échanges et des activités.
• Conformité et confidentialité :
  • Garantir le traitement des informations confidentielles et sensibles conformément aux règles de sécurité applicables et aux procédures internes; 
  • Contribuer à la préparation aux audits, au respect des obligations de transparence et aux exigences de conformité procédurale; 
  • Soutenir la mise en œuvre de la gouvernance de l'information, de la protection des données et des mesures de confidentialité.
• Coordination interne :
  • Assurer la liaison avec les parties prenantes internes, les équipes opérationnelles et les interlocuteurs externes, le cas échéant; 
  • Contribuer au développement et à l'optimisation des procédures et des flux de travail de gestion documentaire; 
  • Fournir des conseils au personnel concernant les pratiques de traitement et d'archivage des documents.
• Communication et diffusion :
  • Rédiger et publier des notes, procédures et communications opérationnelles; 
  • Assurer la diffusion des informations auprès des parties prenantes internes et externes; 
  • Veiller à la cohérence, à la lisibilité et à l’harmonisation des contenus.
• Gestion documentaire :
  • Organiser et structurer les espaces documentaires (ex. : GED, outils collaboratifs, etc.); 
  • Garantir l’accessibilité, le classement et la mise à jour des documents; 
  • Assurer un suivi des versions et des publications.
• Contribution à l’amélioration continue :
  • Mettre à jour les documentations suite aux évolutions ou retours d’expérience; 
  • Structurer les retours issus des réunions ou des activités opérationnelles; 
  • Participer à l’optimisation des supports documentaires. 

Profil

Compétences techniques

• Capacité à structurer et organiser l’information;
• Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse;
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint);
• Expérience avec des outils de gestion documentaire (GED, SharePoint, outils collaboratifs, etc.);
• Connaissance des bonnes pratiques de gestion du cycle de vie documentaire;
• Maîtrise obligatoire des 3 langues administratives (LU, FR, DE) et l’Anglais.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Capacité à présenter et valoriser le service via des supports en ligne (ex. : Adobe Experience Manager);
• Sensibilité aux enjeux de protection des données et de gouvernance de l’information.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Le titulaire devra obtenir une habilitation de sécurité du niveau secret (loi modifiée du 15 juin 2004 relative à la classification des pièces et aux habilitations de sécurité)

 

Documents à fournir

• Fonctionnaire : lettre de motivation, CV, diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (avec relevé des notes et annexes),
• Fonctionnaire en changement d'administration : lettre de motivation, CV, arrêté de nomination (uniquement pour fonctionnaires communaux ou agents d'établissements publics assimilés aux fonctionnaires de l'État),
• Employé : lettre de motivation, CV, diplôme

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).