Assistant administratif (m/f) (réf. E00043073) (réf. F00043076) (réf. M00043078)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• En tant qu'assistant administratif, vous assurez un rôle transversal de soutien administratif et organisationnel au bénéfice des différents départements du ministère ;
• Vous assurez le traitement, le suivi et la coordination de demandes et d'échanges administratifs internes et externes ;
• Vous assurez le suivi de dossiers administratifs spécifiques et effectuez les relances nécessaires auprès des différents interlocuteurs ;
• Vous veillez à la circulation fluide des informations et à la bonne coordination entre le Cabinet du ministre, les départements et les partenaires externes ;
• Vous traitez simultanément des dossiers variés ;
• Vous contribuez à l'organisation et à la coordination de réunions internes et externes ;
• Vous assurez la recherche de disponibilités, la réservation de salles ainsi que le suivi logistique des réunions ;
• Vous préparez les ordres du jour et assurez la rédaction des comptes rendus de réunions ;
• Vous assurez, en cas de besoin, une fonction de suppléance du secrétariat ministériel ;
• Vous contribuez à l'accueil des visiteurs et au traitement des demandes de premier niveau ;
• Vous agissez comme point de contact administratif pour les interlocuteurs internes et externes.

Profil

Compétences techniques

• Excellente maîtrise des outils bureautiques usuels (MS Office) ;
• Bonne maîtrise des trois langues administratives (LU, FR et DE) et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit ;
• Excellentes capacités organisationnelles ;
• Bonnes capacités rédactionnelles ;
• Avoir la faculté d'analyser des problèmes et des ressources (proactivité) ;
• Savoir prioriser, rester performant(e) sous contrainte de temps et s'adapter à des circonstances imprévues ;
• Établir et maintenir une relation de coopération et de confiance.

Compétences comportementales

• Professionnalisme, organisation et discrétion sont des valeurs indispensables ;
• Vous savez gérer vos priorités ;
• Doté d’un bon sens de communication, vous disposez également d’un réel esprit de synthèse ;
• Vous aimez le travail en équipe ;
• Vous êtes à la fois objectif et rigoureux.

Atouts

• Une expérience professionnelle confirmée dans une fonction similaire constitue un avantage significatif.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

 

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

• Fonctionnaire : lettre de motivation, CV, diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (avec relevé des notes et annexes),
• Fonctionnaire en changement d'administration : lettre de motivation, CV, arrêté de nomination (uniquement pour fonctionnaires communaux ou agents d'établissements publics assimilés aux fonctionnaires de l'État),
• Employé : lettre de motivation, CV, diplôme

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).