Agent administratif en charge des archives et de l’accueil (m/f) (réf. E00043082) (réf. F00043083) (réf. M00043084)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• Gestion des archives du ministère:
  • Assurer la gestion courante des archives du ministère;
  • Participer à l’élaboration, au suivi et à la mise à jour du tableau de tri;
  • Préparer les versements d’archives aux Archives nationales de Luxembourg;
  • Organiser les travaux de tri, d’inventorisation et de conditionnement des archives;
  • Veiller au respect des durées d’utilité administrative et des obligations légales en matière d’archivage;
  • Assurer la destruction des archives conformément aux procédures en vigueur;
  • Collaborer avec les Archives nationales de Luxembourg, le gestionnaire documentaire et le délégué à la protection des données;
  • Accompagner les différents services du ministère dans les procédures d’archivage;
  • Participer aux inspections et au suivi des recommandations des Archives nationales;
  • Assurer le suivi administratif et logistique lié aux archives.
• Accueil et réception:
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique du ministère dans le cadre du pool de roulement;
  • Accueillir, inscrire et orienter les visiteurs vers le service compétent;
  • Réceptionner les livraisons;
  • Participer à la gestion des salles de réunion et à l’organisation logistique d’événements;
  • Prendre acte des problèmes techniques et logistiques et rediriger les utilisateurs vers les services compétents.

Profil

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques usuels tels que Outlook, Word et Excel;
• Intérêt pour la gestion documentaire et l’archivage;
• Permis de conduire B;
• Bonne culture générale.

Compétences comportementales

• Bonnes qualités relationnelles et sens de l’accueil;
• Esprit d’équipe;
• Sens de l’organisation et des responsabilités;
• Discrétion, politesse et bonne présentation;
• Capacité à travailler de manière autonome ainsi qu’en équipe;
• Flexibilité et disponibilité;
• Rigueur dans le suivi administratif et documentaire.

Atouts

• Expérience dans l’accueil et l’encadrement de visiteurs;
• Expérience ou intérêt dans le domaine de l’archivage et de la gestion documentaire;
• Connaissance du fonctionnement de l’État luxembourgeois et de l’administration publique.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous avez :

• Soit accompli avec succès 5 années d’études dans l’enseignement secondaire (classique ou général) ou dans le régime de formation du technicien, ou vous présentez un certificat reconnu comme équivalent ;
• Soit obtenu un diplôme DAP.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 3 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe C1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

• Fonctionnaire : lettre de motivation, CV, diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (avec relevé des notes et annexes),
• Fonctionnaire en changement d'administration : lettre de motivation, CV, arrêté de nomination (uniquement pour fonctionnaires communaux ou agents d'établissements publics assimilés aux fonctionnaires de l'État),
• Employé : lettre de motivation, CV, diplôme

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).